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E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2027: Was Montagebetriebe bei der Abrechnung vorbereiten sollten

Die Abrechnerin eines Montagebetriebs schreibt im Februar 2027 die Januar-Rechnung für einen Netzbetreiber. Sie gleicht die gemeldeten Zählerwechsel mit der Bestellung ab und schickt wie bisher ein PDF mit Einheitenliste und Fotos per E-Mail.

Lag der Gesamtumsatz des Betriebs 2026 über 800.000 Euro, reicht dieses PDF grundsätzlich nicht mehr. Für Leistungen an Unternehmen im Inland ist dann eine E-Rechnung Pflicht. Nach dem Wortlaut des Gesetzes kann es auch kleinere Betriebe treffen, wenn sie Dezemberleistungen 2026 erst im Januar 2027 abrechnen.

Dieser Beitrag erklärt die Regeln (Stand: Oktober 2026) und was sie bei Stückabrechnung bedeuten. Danach geht es um die Abnahme und darum, warum sie besonders zählt, wenn ein Auftraggeber wackelt.

Was ab 1. Januar 2027 gilt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Format, grundsätzlich nach der Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht, und ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht per E-Mail. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer im Inland E-Rechnungen empfangen können; laut Bundesfinanzministerium (BMF) genügt dafür ein E-Mail-Postfach.

Für das Ausstellen gelten die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG:

  • Leistungen aus 2025 und 2026 dürfen bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, etwa als PDF abgerechnet werden.
  • Leistungen aus 2027 dürfen bis zum 31. Dezember 2027 nur dann so abgerechnet werden, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug.
  • EDI-Verfahren, die nicht der EN 16931 entsprechen, bleiben mit Zustimmung des Empfängers bis zum 31. Dezember 2027 zulässig.
  • Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich für alle.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks hat am 22. Juni 2026 eine Verschiebung auf 2028 gefordert. Ein Gesetzentwurf dazu ist uns nicht bekannt; § 27 Abs. 38 UStG gilt unverändert (Stand: 21. Oktober 2026). Aus unserer Sicht sollten Sie fest mit dem 1. Januar 2027 planen.

Gilt die Pflicht für Ihren Betrieb?

Für 2027 zählt der Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG, berechnet netto und nach vereinnahmten Entgelten, nicht die Umsatzerlöse aus dem Jahresabschluss. Liegt Ihr Gesamtumsatz knapp unter der Grenze, würden wir trotzdem umstellen. Die Zahl steht erst nach dem Jahreswechsel fest, denn sie hängt auch davon ab, was große Auftraggeber bis zum 31. Dezember 2026 tatsächlich zahlen.

Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro Gesamtbetrag, also brutto, und Leistungen an Privatkunden. Nach Auffassung des BMF gilt die Pflicht aber auch gegenüber Wohnungsunternehmen, die nur steuerfrei vermieten. Sie erfasst außerdem Gutschriften und Rechnungen nach § 13b UStG, bei denen der Auftraggeber die Steuer schuldet.

Rechnet ein Generalunternehmer oder Netzbetreiber per Gutschrift mit Ihnen ab, zählt dessen Gesamtumsatz, nicht Ihrer. Lag dieser 2026 über 800.000 Euro, muss die Gutschrift für Leistungen ab 2027 eine E-Rechnung sein. Prüfen Sie jede Gutschrift gegen Ihre Einheitenliste und vereinbaren Sie vorab, wie Korrekturen laufen. Ein Widerspruch nimmt der Gutschrift die Wirkung einer Rechnung, und die Abrechnung muss neu aufgesetzt werden.

Vorsicht bei Leistungen aus Dezember 2026

Nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG (so auch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 63) darf eine Leistung aus 2026 nur dann als PDF oder auf Papier abgerechnet werden, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt und übermittelt ist. Die 800.000-Euro-Regel erfasst erst Umsätze ab 2027. Eine Dezemberleistung, die erst im Januar 2027 abgerechnet wird, braucht nach dieser Lesart also eine E-Rechnung, auch bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz.

Aus unserer Sicht gibt es zwei saubere Wege: Sie ziehen den Abrechnungsschluss im Dezember vor und rechnen bis zum 31. Dezember 2026 ab, was fertig ist. Oder Sie rechnen ab Januar 2027 von vornherein per E-Rechnung ab, auch die letzten Dezembereinsätze. Lassen Sie sich diese Lesart und den Leistungszeitpunkt Ihrer Einsätze von Ihrer Steuerberatung bestätigen.

Was das BMF am 15. Oktober 2026 ergänzt hat

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 ergänzt die Schreiben von 2024 und 2025 und ändert keine gesetzlichen Termine. Wichtig für Montagebetriebe:

  • Leistungsbeschreibung: Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort müssen im strukturierten Teil eindeutig beschrieben sein. Weitere Aufschlüsselungen dürfen in einen eingebetteten Anhang.
  • Bauleistungen: Bis auf Weiteres lässt das BMF im strukturierten Teil die Gewerke mit Summen genügen, wenn eine eingebettete, menschenlesbare Anlage nach Leistungsverzeichnis beiliegt, auf die dort eindeutig hingewiesen wird. Ob Zählerwechsel oder Glasfaser-Hausanschlüsse in diesem Sinn Bauleistungen sind, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
  • Abschläge: Abschlagsrechnungen vor Ihrem eigenen Pflichtstichtag müssen keine E-Rechnung sein.
  • Folgen: Ein PDF statt der Pflicht-E-Rechnung ist keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Es ist aber keine ordnungsmäßige Rechnung: Ihr Auftraggeber kann daraus nach Auffassung des BMF dem Grunde nach keine Vorsteuer ziehen. Eine nachträgliche E-Rechnung kann das rückwirkend berichtigen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 55 bis 57).

Was Auftraggeber bei Stückabrechnung typischerweise erwarten

Netzbetreiber, Messstellenbetreiber, Generalunternehmer und Wohnungsunternehmen haben oft eigene Rechnungsvorgaben. Typisch sind die Bestellnummer, häufig mit Bestellposition, eine Vertrags- oder Projektreferenz, der Leistungszeitraum sowie Menge und Mengeneinheit je Position. Stromnetz Berlin etwa verlangt Bestellnummer sowie Leistungsdatum oder -zeitraum (Stand: Dezember 2024).

Je nach Auftraggeber kommen Referenzen für jede Einheit dazu, im Messwesen etwa Zählernummer und Zählpunkt bzw. Messlokation, im Glasfaserbau die Hausanschluss-ID. Diese Werte sollten im Arbeitsauftrag stehen, bevor der Monteur losfährt.

Umsatzsteuerlich bleibt eine Monatsrechnung möglich, denn auch in der E-Rechnung darf der Kalendermonat als Leistungszeitpunkt stehen. Stromnetz Berlin nimmt aber keine Rechnungen mit mehreren Bestellnummern an. Ob jede Einheit eine eigene Position im XML braucht oder eine Mengenposition je Leistungsart mit Einheitenliste im Anhang genügt, hängt auch von Ihrem Auftraggeber ab. Klären Sie das bis Mitte Dezember 2026 mit ihm und mit Ihrer Steuerberatung. Mit jedem großen Auftraggeber sollten Sie außerdem schriftlich festhalten:

  • das Format, also XRechnung oder ZUGFeRD
  • den Übermittlungsweg, ob E-Mail-Postfach oder Portal
  • welche Anlagen erlaubt sind und bis zu welcher Größe
  • ob das Abnahmeprotokoll beiliegen soll

Der Nachweis für jede Einheit muss mit der Rechnung fertig sein

Nach unserer Erfahrung geht in vielen Betrieben die Rechnung zuerst raus, und die Nachweise folgen auf Nachfrage. Mit der E-Rechnung kann der Auftraggeber jede Position automatisch mit seiner Bestellung abgleichen. Passt eine Menge oder Referenz nicht, kann die ganze Monatsrechnung liegen bleiben. Wer den Nachweis dann sofort schicken kann, hält die Verzögerung kurz.

Steuerrechtlich müssen Aufmaß und Fotos der E-Rechnung nicht beiliegen; ob sie mitgehen, regelt Ihr Vertrag. Stromnetz Berlin verlangt zum Beispiel geprüfte und anerkannte Aufmaße als Anlage und zahlt bei Streit zunächst nur die unstrittigen Mengen. Einbetten lassen sich nach der EN 16931 Anhänge als PDF, PNG, JPEG, CSV, XLSX oder ODS; XRechnung setzt keine Größengrenze, Postfächer und Portale können aber eigene haben. Pflichtangaben wie Menge und Art der Leistung müssen in der Rechnung selbst stehen; ein Link auf ein Portal ersetzt sie nicht.

Praktisch ist aus unserer Sicht eine Nachweiszeile für jede Einheit im Anhang: Einheiten-ID, Ausführungsdatum, Menge laut Aufmaß, Abnahme ja oder nein, Fotoreferenz. In die Monatsrechnung kommt nur, was bis zum festen Abrechnungsschluss dokumentiert und möglichst abgenommen ist. Strittiges geht in den Folgemonat.

Die Grundlage dafür legt der Monteur vor Ort. Er erfasst:

  • Zählernummer alt und neu mit Zählerständen
  • das Aufmaß, im Glasfaserbau etwa Meter Graben je Hausanschluss
  • Pflichtfotos nach fester Liste wie Typenschild, Plombe, Einbausituation oder Hausanschluss, möglichst ohne Personen im Bild
  • Mängel und Abweichungen mit Foto

Kommen diese Daten noch am selben Tag ins Büro, liegt der Nachweis vor, wenn die Rechnung rausgeht.

Abnahme und Schlussrechnung

Nach § 640 BGB muss der Besteller, also Ihr Auftraggeber, ein vertragsgemäßes Werk abnehmen; wegen unwesentlicher Mängel darf er das nicht verweigern. Nach Fertigstellung können Sie ihm eine angemessene Frist zur Abnahme setzen. Verweigert er sie nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB); bei Verbrauchern nur, wenn Sie mit der Aufforderung in Textform auf diese Folgen hingewiesen haben. Die Unterschrift eines Bewohners auf dem Montagebericht ist in der Regel keine Abnahme durch Ihren Auftraggeber, es sei denn, er hat den Bewohner dazu bevollmächtigt oder Ihr Vertrag sieht das vor.

Mit der Abnahme wird die Vergütung grundsätzlich fällig. Arbeiten Sie als Nachunternehmer, wird sie spätestens fällig, soweit der Generalunternehmer für Ihre Leistung bezahlt wurde oder sein Auftraggeber das Werk des Generalunternehmers abgenommen hat (§ 641 Abs. 2 BGB).

Die Regeln in § 650g BGB gelten nur für Bauverträge nach § 650a BGB. Ob ein Zählerwechsel oder ein Glasfaser-Hausanschluss darunterfällt, hängt vom Einzelfall ab. Wo sie gelten, muss ein Auftraggeber, der die Abnahme unter Angabe von Mängeln verweigert, auf Verlangen an einer gemeinsamen Zustandsfeststellung mitwirken. Bleibt er dem Termin fern, dürfen Sie den Zustand in der Regel allein feststellen. Fällig wird die Vergütung dort grundsätzlich erst mit Abnahme und prüffähiger Schlussrechnung. Diese gilt als prüffähig, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen erhebt. Eine saubere Einheitenliste mit Nachweisen im Anhang macht es aus unserer Sicht schwer, die Prüffähigkeit zu bestreiten.

Ihr Vertrag kann all das anders regeln, zum Beispiel über eine wirksam vereinbarte VOB/B.

Wenn ein Auftraggeber wackelt

Zahlungen kommen später, und der Ansprechpartner ruft nicht mehr zurück. Dann zählt, was Sie belegen können, denn bis zur Abnahme müssen in der Regel Sie beweisen, dass Sie vertragsgemäß geleistet haben. Aus unserer Sicht hilft dann:

  • Abnahmen aktiv mit angemessener Frist verlangen, je Abschnitt oder Einheit, soweit Teilabnahmen vereinbart sind
  • in kurzen Zyklen abrechnen, mit prüffähiger Leistungsaufstellung
  • bei Bauverträgen gegebenenfalls eine Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB verlangen, auch nach der Abnahme (nicht gegenüber bestimmten öffentlichen Auftraggebern und nicht bei Verbraucherbauverträgen)
  • früh eine Anwältin oder einen Anwalt einbinden

In der Insolvenz des Auftraggebers entscheidet der Verwalter bei einem Vertrag, den beide Seiten noch nicht vollständig erfüllt haben, ob er ihn erfüllt (§ 103 InsO). Für Leistungen, die Sie vor der Eröffnung erbracht haben, bleibt Ihnen in der Regel eine Insolvenzforderung, auch wenn der Verwalter den Vertrag fortführt (§ 105 InsO). Diese Forderung melden Sie mit Belegen an (§ 174 InsO). Eine dokumentierte Abnahme sichert dann keine volle Zahlung, macht aber belegbar, was Sie geleistet haben. Halten Sie deshalb den Bautenstand jeder Einheit mit Datum und Fotos fest, sobald Sie von einem Insolvenzantrag erfahren.

Wie Jarvis dabei hilft

Jarvis setzt vor der Rechnung an: bei den Daten und Nachweisen zu jeder Einheit. Die E-Rechnung selbst erstellt weiterhin Ihre Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware.

In der Jarvis-App erfassen Monteure mit Berichtsformularen für jede Auftragsart, was später in die Abrechnung gehört, beim Zählerwechsel etwa Nummer und Stand von altem und neuem Zähler, auch offline. Montagefotos prüft Jarvis per KI, solange der Monteur noch vor Ort ist, damit kein unbrauchbares Foto im Nachweis landet. Projektleiter sehen in Echtzeit den lückenlosen Verlauf jeder Einheit mit Fotos. Sobald eine Einheit abgeschlossen ist, liegen ihre Daten abrechnungsfertig vor. Die Bestellnummer Ihres Auftraggebers kann ab dem Import in jedem Arbeitsauftrag mitlaufen. Über die offene API und Schnittstellen, die Grid Jarvis zu Ihren Systemen baut, können diese Daten an Ihre Buchhaltungssoftware gehen.

Wenn Sie Ihre Abrechnung gerade umstellen, schauen wir uns gern an, wo bei Ihnen die Nachweise für jede Einheit entstehen. 15-Minuten-Walkthrough buchen

Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob und ab wann Ihr Betrieb E-Rechnungen ausstellen muss, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater; Fragen zu Abnahme oder Insolvenz mit einer Anwältin oder einem Anwalt.

Quellen

Von Valter Pasanen, Gründer, Grid Jarvis. Veröffentlicht am 2026-10-16.