Wenn morgens ein Monteur fehlt: Wie Sie den Tag neu planen, ohne ihn zu verlieren
Es ist 6:45 Uhr, und das Telefon klingelt. Einer Ihrer Monteure ist krank. Der erste Bewohner auf seiner Liste erwartet ihn um 8 Uhr, und für den Rest des Tages sind weitere Termine vereinbart. Manche dieser Menschen haben sich dafür extra freigenommen.
Was dann passiert, kennt jeder, der einen Montagebetrieb führt. Jemand im Büro fängt an zu telefonieren. Jeder Termin braucht ein neues Datum, und jedes neue Datum muss in eine Woche passen, die schon voll war. Einige Einsätze gehen an Kollegen, und deren Touren ergeben plötzlich keinen Sinn mehr. Bis zum Mittag hat die Disposition den ganzen Vormittag am Telefon verbracht, und der Plan für den Rest der Woche ist ein Flickenteppich.
In der Grippesaison kann das mehrmals pro Woche passieren. In diesem Beitrag geht es darum, was ein Krankheitstag wirklich kostet und wie Sie so planen, dass er weniger wehtut. Am Ende zeigen wir, wie Jarvis damit umgeht.
Was ein Krankheitstag wirklich kostet
Offensichtlich ist der verlorene Arbeitstag. Nach unserer Erfahrung liegen die größeren Kosten aber drumherum.
Die Termine. Ein vereinbarter Termin ist ein Versprechen an jemanden, der sich darauf eingerichtet hat, zu Hause zu sein. Jeder dieser Termine muss abgesagt werden, bevor jemand vergeblich wartet, und jeder braucht ein neues Datum. Wer um 7:30 Uhr angerufen wird und einen Termin in zwei Wochen angeboten bekommt, freut sich selten darüber.
Der Rest der Woche. Verschobene Termine verschwinden nicht. Sie drängen in Tage, die schon verplant waren. Die Aufträge, die an Kollegen gehen, landen auf Touren, die vielleicht in einem ganz anderen Stadtteil liegen. Ein einzelner Auftrag weit weg vom Rest der Tour kann mehr Zeit kosten als die Arbeit selbst. Ein einziger Krankheitstag kann die ganze Woche prägen.
Qualifikation und Werkzeug. Nicht jeder Monteur kann jeden Auftrag erledigen. Ein Auftrag, der eine bestimmte Qualifikation braucht, kann nur an jemanden gehen, der sie hat. Und der ist vielleicht gerade am anderen Ende der Stadt. Dasselbe gilt für Werkzeug: Für manche Sonderaufträge braucht es Ausrüstung, die nicht jedes Fahrzeug dabeihat.
Das Büro. Die Disposition kommt nicht mit einem leeren Tag zur Arbeit. Ihre eigenen Aufgaben waren längst geplant. Wenn das Umplanen von Hand den ganzen Vormittag kostet, rutschen diese Aufgaben in den Abend. Unter Zeitdruck passieren auch die Fehler. Irgendwer wird vergessen, und meistens ist das genau der Kunde, der sich danach beschwert.
Vorher planen: Arbeitslisten für Zweierteams
Eines der hilfreichsten Dinge, die wir gesehen haben, sind Arbeitslisten für Teams aus zwei Monteuren statt für einzelne Monteure.
Das funktioniert, weil nicht jeder Einsatz gleich ist. Bei manchen gibt es einen festen Termin mit einem Bewohner oder Kunden. Andere sind frei zugänglich: Der Monteur kommt hinein, ohne dass jemand da sein muss, zum Beispiel in einen Zählerraum, den der Hausmeister zugänglich gemacht hat, oder in einen Technikraum mit Schlüsseltresor. Ein frei zugänglicher Einsatz kann heute oder nächste Woche erledigt werden, und niemand merkt einen Unterschied.
Eine gute Arbeitsliste für ein Zweierteam mischt beide Arten. An einem normalen Tag arbeiten die beiden die Liste gemeinsam ab. Fällt einer aus, konzentriert sich der andere auf die vereinbarten Termine und hält so viele davon wie möglich. Die frei zugänglichen Einsätze warten auf einen Tag, an dem Zeit ist. Es müssen deutlich weniger Menschen angerufen werden, und der Monteur, der noch arbeitet, hat einen vollen und sinnvollen Tag.
Bei Arbeitslisten für einzelne Monteure heißt derselbe Krankheitstag: Jeder Termin auf der Liste muss verschoben werden. Innerhalb der Liste lässt sich nichts umschichten, weil niemand sonst darauf steht.
Ob das klappt, hängt an zwei Dingen:
- Die Liste braucht genug frei zugängliche Einsätze. Hat fast jeder Einsatz einen festen Termin, hat ein Zweierteam dasselbe Problem wie ein einzelner Monteur, nur doppelt so groß. Planen Sie den Anteil frei zugänglicher Einsätze bewusst ein.
- Der verbleibende Monteur arbeitet einen normalen Tag. Er sollte nicht versuchen, die Termine von zwei Leuten zu schaffen. Entscheiden Sie früh, welche Termine bleiben, und verschieben Sie die anderen, solange noch Zeit ist, Bescheid zu geben.
Ist das Team wieder vollständig, planen Sie die zurückgestellten frei zugänglichen Einsätze ein, bevor sie sich stapeln.
Was außerdem hilft
- Wissen, wer was kann. Eine aktuelle Übersicht über Qualifikationen und Nachweise jedes Monteurs zeigt in Sekunden, wer einen Auftrag übernehmen kann.
- Früh Bescheid geben. Eine Nachricht um 7 Uhr ist besser als ein Monteur, der um 10 Uhr nicht auftaucht. Geben Sie Bewohnern und Kunden die Möglichkeit, selbst einen neuen Termin zu wählen, damit das Büro nicht alle zurückrufen muss.
Noch ein Punkt: Für die Planung reicht es zu wissen, dass jemand fehlt. Warum jemand fehlt, sind Gesundheitsdaten, und die gehören weder ins Planungstool noch in den Team-Chat.
Wie Jarvis einen Krankheitstag abfängt
Jarvis plant die tägliche Arbeit jedes Monteurs ohnehin. Ein Krankheitstag ist deshalb eine Änderung am Plan und kein Notfall. Die Disposition plant den ausgefallenen Monteur in einem einzigen Arbeitsschritt um, und Jarvis verteilt alle seine Aufträge auf einmal neu.
Dabei macht Jarvis von selbst, was ein gutes Zweierteam macht. Vereinbarte Termine bleiben bestehen und gehen an Kollegen, die die nötige Qualifikation für den jeweiligen Auftrag haben, es sei denn, die Disposition entscheidet sich für eine Verschiebung. Frei zugängliche Einsätze werden auf einen Tag verschoben, an dem Zeit ist. Die Routenalgorithmen von Jarvis berechnen danach die Touren der Monteure neu, die zusätzliche Arbeit übernehmen, sodass auch der neue Tag auf der Karte Sinn ergibt.
Ändert sich doch ein Termin, nimmt Jarvis sofort Kontakt zu den Betroffenen auf und stimmt per Telefon oder SMS einen neuen Termin mit ihnen ab. Bewohner und Kunden können sich auch selbst rund um die Uhr einen anderen Termin aussuchen.
Die Monteure sehen ihren geänderten Tag in der Jarvis-App, und der Projektleiter sieht, was der Ausfall für den Rest der Woche bedeutet. Der Vormittag der Disposition gehört wieder der Planung.
Wenn Krankmeldungen Ihre Woche regelmäßig durcheinanderbringen, zeigen wir Ihnen gern, wie Jarvis so einen Morgen umplant. 15-Minuten-Walkthrough buchen
Von Valter Pasanen, Gründer, Grid Jarvis. Veröffentlicht am 2026-09-30.