Kun asentaja sairastuu aamulla: miten päivä suunnitellaan uudelleen niin, ettei se mene hukkaan
Kello on 6.45, ja puhelin soi. Yksi asentajistasi on sairas. Hänen listansa ensimmäinen asukas odottaa häntä kello 8, ja loppupäivälle on sovittu lisää käyntejä. Osa näistä ihmisistä on ottanut sitä varten vapaata töistä.
Se, mitä seuraavaksi tapahtuu, on tuttua jokaiselle, joka on pyörittänyt asennusyritystä. Joku toimistolla alkaa soitella. Jokainen käynti tarvitsee uuden päivän, ja jokaisen uuden päivän on mahduttava viikkoon, joka oli jo valmiiksi täynnä. Osa töistä siirtyy kollegoille, eivätkä heidän reittinsä enää ole järkeviä. Lounasaikaan mennessä työnsuunnittelija on istunut koko aamupäivän puhelimessa, ja loppuviikon suunnitelma on tilkkutäkki.
Influenssakaudella tämä voi toistua useita kertoja viikossa. Tässä kirjoituksessa käymme läpi, mitä sairauspäivä oikeasti maksaa ja miten suunnitella niin, että se sattuu vähemmän. Lopuksi näytämme, miten Jarvis hoitaa tilanteen.
Mitä sairauspäivä oikeasti maksaa
Ilmeisin kustannus on menetetty työpäivä. Kokemuksemme mukaan suuremmat kustannukset syntyvät sen ympärillä.
Sovitut käynnit. Sovittu aika on lupaus ihmiselle, joka on järjestänyt olevansa kotona. Jokainen käynti on peruttava ennen kuin joku odottaa turhaan, ja jokainen tarvitsee uuden ajan. Asukas, jolle soitetaan puoli kahdeksalta ja tarjotaan aikaa kahden viikon päähän, on harvoin siitä ilahtunut.
Loppuviikko. Siirretyt käynnit eivät katoa. Ne työntyvät päiviin, jotka oli jo suunniteltu. Kollegoille siirtyvät työtilaukset päätyvät reiteille, jotka voivat kulkea aivan eri puolella kaupunkia. Yksittäinen kohde kaukana muusta reitistä voi viedä enemmän aikaa kuin itse työ. Yksi sairauspäivä voi näkyä koko viikossa.
Pätevyydet ja työkalut. Kaikki asentajat eivät voi tehdä kaikkia töitä. Tiettyä pätevyyttä vaativa työtilaus voi siirtyä vain jollekulle, jolla tuo pätevyys on, ja hän voi olla juuri silloin kaupungin toisella laidalla. Sama koskee työkaluja: erikoistyö voi vaatia välineitä, joita ei ole joka autossa.
Toimisto. Työnsuunnittelija ei tullut töihin tyhjän päivän kanssa. Hänen omat työnsä oli jo suunniteltu, ja kun uudelleensuunnittelu käsin vie koko aamupäivän, ne siirtyvät iltaan. Kiireessä tehdyssä uudelleensuunnittelussa syntyvät myös virheet. Joku jää soittamatta, ja yleensä juuri hän valittaa jälkeenpäin.
Varaudu etukäteen: työlistat kahden asentajan tiimeille
Yksi hyödyllisimmistä asioista, joita olemme nähneet, on tehdä työlistat kahden asentajan tiimeille yksittäisten asentajien sijaan.
Tämä toimii, koska kaikki kohteet eivät ole samanlaisia. Osaan on sovittu aika asukkaan tai asiakkaan kanssa. Osa on vapaan pääsyn kohteita: paikkoja, joihin asentaja pääsee ilman, että kenenkään tarvitsee olla paikalla. Sellainen voi olla esimerkiksi mittarihuone, jonka huoltoyhtiö on avannut, tai tekninen tila, jonka avain on avainsäilössä. Vapaan pääsyn kohteen voi tehdä tänään tai ensi viikolla, eikä kukaan huomaa eroa.
Hyvässä parille tehdyssä työlistassa on molempia kohdetyyppejä. Tavallisena päivänä asentajat käyvät listan läpi yhdessä. Kun toinen on poissa, toinen keskittyy sovittuihin käynteihin ja hoitaa niistä niin monta kuin mahdollista. Vapaan pääsyn kohteet odottavat päivää, jolloin on aikaa. Soitettavia on paljon vähemmän, ja töissä olevalla asentajalla on täysi ja järkevä päivä.
Kun työlistat on tehty yksittäisille asentajille, sama sairauspäivä tarkoittaa, että jokainen poissaolevan listalla oleva käynti on siirrettävä. Listan sisällä ei ole mitään siirreltävää, koska listalla ei ole ketään muuta.
Toimivuus riippuu kahdesta asiasta:
- Listalla on oltava tarpeeksi vapaan pääsyn kohteita. Jos lähes jokaiseen listan kohteeseen on sovittu aika, parilla on sama ongelma kuin yksittäisellä asentajalla, vain kaksi kertaa suurempana. Suunnittele vapaan pääsyn kohteiden osuus tietoisesti.
- Jäljelle jäävä asentaja tekee tavallisen päivän. Hänen ei pidä yrittää hoitaa kahden ihmisen käyntejä. Päätä ajoissa, mitkä käynnit pidetään, ja siirrä muut, kun ihmisille ehtii vielä ilmoittaa.
Kun tiimi on taas täysi, aikatauluta siirtyneet vapaan pääsyn kohteet ennen kuin niitä alkaa kasautua.
Muita keinoja
- Tiedä, kuka osaa mitä. Ajantasainen lista jokaisen asentajan pätevyyksistä ja todistuksista näyttää sekunneissa, kuka voi ottaa työtilauksen hoitaakseen.
- Ilmoita ajoissa. Viesti kello 7 on parempi kuin asentaja, joka ei ilmesty kello 10. Anna asukkaille ja asiakkaille mahdollisuus valita uusi aika itse, jottei toimiston tarvitse soittaa kaikille uudelleen.
Vielä yksi asia: suunnitelmalle riittää tieto siitä, että joku on poissa. Poissaolon syy on terveystieto, eikä se kuulu suunnittelutyökaluun tai tiimin chattiin.
Näin Jarvis hoitaa sairauspäivän
Jarvis suunnittelee joka tapauksessa jokaisen asentajan päivittäisen työn, joten sairauspäivä on muutos suunnitelmaan eikä hätätilanne. Työnsuunnittelija käynnistää yhden toiminnon, joka suunnittelee poissaolevan asentajan päivän uudelleen, ja Jarvis jakaa kaikki hänen työtilauksensa kerralla.
Samalla Jarvis tekee saman, minkä hyvä pari tekee luonnostaan. Sovitut käynnit pysyvät ennallaan ja siirtyvät kollegoille, joilla on kunkin työn vaatimat pätevyydet, ellei työnsuunnittelija päätä siirtää niitä toiseen päivään. Vapaan pääsyn kohteet siirtyvät päivälle, jolloin on aikaa. Sen jälkeen Jarvisin reititysalgoritmit laskevat uudelleen lisätöitä saavien asentajien reitit, joten uusikin päivä on kartalla järkevä.
Jos käyntiaika kuitenkin muuttuu, Jarvis ottaa heti yhteyttä asianosaisiin ja sopii heidän kanssaan uuden ajan puhelimitse tai tekstiviestillä. Asukkaat ja asiakkaat voivat myös valita itse toisen ajan mihin vuorokaudenaikaan tahansa.
Asentajat näkevät päivitetyn päivänsä Jarvis-sovelluksessa, ja projektipäällikkö näkee, mitä poissaolo tarkoittaa loppuviikolle. Työnsuunnittelija voi käyttää aamupäivänsä taas suunnitteluun.
Jos sairauspäivät sotkevat viikkoasi säännöllisesti, näytämme mielellämme, miten Jarvis suunnittelee tällaisen aamun uudelleen. Varaa 15 minuutin esittely
Kirjoittanut Valter Pasanen, Founder, Grid Jarvis. Julkaistu 2026-09-30.